【重ね塗り仕事】で品質も納期もきっちり守る

はじめに

依頼したタスクを納期直前にできません…とギブアップされたことありませんか？また依頼されたタスクを納期直前にダメ出しされたことありませんか？

お互いコミュニケーションが不足しているのは確かですが、コミュニケーションを取りながら、確実にタスクを完了させる方法があります。

今回は依頼されたタスクに対して納期と品質の両方を担保する仕事術についての話です。

この記事を読んでいただきたい方
真面目で几帳面な完璧主義者（と書くと大袈裟ですが）。真面目で几帳面は強みです。完璧を目指す姿勢も素晴らしいです。ただ下記傾向に陥りやすいです。

・最初から細かくするので膨大な工数がかかる
・進めていかないとトータル工数が読めない
・途中息切れして最後までやり切れない
・やり切れたとしても品質にムラがある

せっかくの努力も成果に100％直結していない、つまり頑張っているのにロスが多いと言えます。

ではどうすれば良いか？ペンキ塗りをイメージすると良いと思います。ところでペンキ塗りってしたことありますか？ペンキは一回で仕上げようとするとムラができます。なのでまずは全体に薄くそして重ね塗りをして仕上げていきます。

品質は”細部への丁寧さで担保”するのではなく、”回数で担保”するという考え方です。仕事も同じです。具体的な方法について順を追って説明して行きます。

①サクッと作る。
まず30分程度で最初から最後まで作ってみる。ポイントは小さいことに拘らず、手を止めずに一気に終わらせる。正しいか、間違っているかよりも最後まで終わらせることが大事です。

簡単に書きましたが、実はここが一番難しいです。常に正しいことを求めにいく人には辛いと思います。ですがこれは訓練で習得可能なので、不確定なことをやる意味はあるのか？などと深く考えたりせずにぜひ取り組んでみてください。

②タスクオーナーに確認を取る。
ボタンのかけ違いはここから始まります。ポイントは確実に確認作業を行うこと。ここで少しの工数を省略できたところで、確認を取らずに進めて乖離が発生した場合の手戻り工数が膨大にかかります。

確認作業を終えると、このタスクの指針は完了です。

③第N階層まで詳細化する。
続いて指針に従い、少しづつ詳細化して行きます。ポイントは各階層に着手する前に目標時間を決めること。そして厳守すること。階層の目標時間が決まれば、１項目にかけられる工数も決まります。あとは詳細化を少しづつ進めて行きます。

品質は繰り返し回数で担保します。ここでいう品質とは、最初から最後まで粒度が均質であることです。

確実にゴールにたどり着く。
依頼を受けたタスクに対して最低限担保すべきは終わらせることです。品質に自信がないなら尚更スピードに拘った方が良いです、早ければ早い方が上司としてもいくらでも補正が可能です。

いつでも提出できる成果物がある。
例えば下記のように進捗が70％の場合どちらが使い物になりますか？

A：品質が70％（一通り完成しているがコンテンツとして70％）
B：完成度が70％（完成しているのが70％、残り30％が未作成）

どちらの成果物が使えるか一目瞭然ですね。

工数見積もりスキルがつく。
とても大切なスキル＝工数見積もり。あとどれくらいかかるの質問に対して

A：一通り完成しており、あと◯時間で仕上げる予定です。
B：納期までにはなんとか・・・

これもどちらの部下に仕事を頼みたいか一目瞭然ですね。

飛び込みタスクが入ってもロスを抑えることができる。
日々飛び込みタスク（＝緊急度の高いタスク）が入ってきますね。その度に復帰ロスが発生します。ここでいうロスとは二つあります。

A：工数ロス（何やってたんだっけ？を思い出す時間）
B：品質ロス（何を考えてやってたんだっけ？ま、いっか）

Bがムラが生じる原因になります。この進め方の場合先述した通り、品質は繰り返し回数で担保しますので品質ロスを抑えることができます。

いかがでしたでしょうか。

まずは全体像を把握してから少しづつ確実に進めましょう。という内容を主に若手向けに書きましたが、意外と10年選手でも自分に当てはまるところがあると思います。社会人人生の折り返し地点である40歳を迎え体力が衰え始める前にワークスタイルを変えてみてはどうでしょう？

以上、繰り返し回数で品質を担保し、確実にタスクを完了させる重ね塗り仕事術の話でした。