【カイゼンのネタ】は日々の業務にあり

はじめに

今週は〇〇対応でいっぱいいっぱいでして…成果ですか？えーっと…特になにも進んでいません。申し訳ありません…

日々のやらなければいけないことはたくさんありますね。なぜこんなに忙しく働いているのに、成果報告を求められると何も答えられないのだろう？そもそも私は一週間何をしていたんだろう。。。

今回は、忙しいとは何か？仕事とは何か？何のために働いているのか？そんな疑問を持つ人にむけてのお話です。

改善が進まない理由

上司から改善し、効率を上げるよう求められることがあると思います。少ない工数でこなすことができれば、原価を抑え利益を押し上げることができます、要求は至極真っ当、当たり前ですね。

自分でも改善すれば工数が減ることはわかってはいるが、通常業務は常に流さないといけないし、すでに工数がぱんぱん。

できない理由は時間がない？
こんな状態なのに、一体いつやれというのか？こっちの気持ちも分からなくも無いですね。行動するためには工数がかかります。通常業務を回すにも、改善活動をするにも工数がかかりますね。何か行動をするためには工数が必要です。

では工数を確保できれば改善は進むのか？というとそんなことほぼないです。

試しに時間を確保してあげる
1～3日、長くても1週間くらいは、やりたいこと（≠効果が出ること）はあるでしょう。でもそれ以降はなにをやって良いのかわからなくなる人が大半です。

考えるため専用の時間を確保されることが、今まで作業だけやっていればよかった者からすると恐怖でしかないことを知っておくとよいですね。

たいして効果も出ないまま、やりたいことをやり終えてしまうと今後は定時が待ち遠しくなったり、すぐお金をかける（外注やソフト、ハードを導入等）を考えるようになります。

さらに一生懸命作った提案資料は上司にことごとく却下され、せっかく考えたことも全否定…なんてことになりかねません。

こうして自分が成果が出せない理由が、時間を確保してくれない上司のせい→自分の理解しようとしない上司のせいと思いがちです。一体何がいけないのでしょうか。

ニーズは日々の業務にあり

そもそもなぜ改善するのか？日々の作業を楽にする（より正確に！より安価に！より短い期間で！）ことでした。当たり前ですが、日々の作業を楽にするためのネタは日々の作業の中にあります。

作業をやっていると、”これ毎回繰り返しているな”とか”これ面倒なんだよな”とか、”こうできればよいのに”とか。いっぱいありますね。

こういったネタは思いついた時に即メモをとるべきであって、作業を離れて抽出できるものではありません。その難しさに気づいてください。

改善の進め方

１、日々ニーズを貯める。（業務しながら）
私はアナログ派だったので常に小さなメモ帳を持っていました。どんなに小さなことでも、くだらないとおもってもガシガシ書く、ここで良し悪しを判断するタイミングではありません。

２、アイデアを考える。（空き時間に）
これも業務時間中に時間をとっても最初はうまくいかないので、移動中の電車の中、ランチ中などの空き時間に考えてみましょう。

考えることはいつでもできて、タダ
新人の頃、いつも終電（もしくは徹夜）で、もうこれ以上できません！と噛み付いた時がありました。そしたら上司が、お前は風呂に入らないのか？トイレに行かないのか？飯は食べないのか？電車に乗らないのか？全部するだろう。その時考えればよい。考えることはいつでもできてタダだから。なんてひどいこと言うんだと思ったが、新人だった私は素直に実行しました。これがシゴトが面白いとおもうようになった私の原点。やってみればわかります。これをブラックと捉えるならここで終了。 ※徹夜のすすめではないですよ。悪しからず。

３、アイデアを試す。（業務しながら）
まずは小さく始めましょう。ひとりでそっと、だれにも迷惑をかけない範疇で。いつもと違うことをすることは案外楽しいものです。この時ふたつだけ必ず押さえておくことは、

・実績が計測できること
・初期値のログをとっておくこと。
成果にまとめるとき初期値がわからないと成果を示せないからです。

４、成果にまとめる。（コーヒーでも飲みながら）
最後に成果にまとめます。初期値と実績とのGAPを計測しましょう。GAPが成果になります。成果が出てことをやったならコーヒーでも飲みながらできますね。

さいごに

改善に必要なことはまず日々の現場の中に眠っているニーズであり、仕事は自分の時間をどう配分するかによって変わります。こういった小さな取り組みはすぐ実践でき、積み重ねることで実を結び大きなプロジェクトを任せてもらえる信頼につながります。

以上、答えは日々の業務の中にあるというお話でした。